Hvordan til at organisere en begivenhed

Planlægning

1. 1
   Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed. De kan hjælpe med alt fra at forberede tidsplaner og budgetter, til at gøre invitationer og plakater. De kan hjælpe dig med at få tingene gjort.

1. 1
   Sørg for at samle frivillige.
2. 2
   Udarbejde et budget. Alle eventuelle udgifter, indkomster, sponsorer og eventualforpligtelser udgifter bør medtages.

1. 1
   Udarbejde et udkast til plakat. Udkastet skal indeholde foreløbig dato, tid, sted (sted), chef gæst, arrangementets navn, og et tema eller tag-line for begivenheden.
2. 2
   Udarbejde et udkast til tidsplan for aktiviteterne i begivenheden.
3. 3
   Forbered en tidslinje (med frister) for hver aktivitet.
4. 4
   Sørg for at holde teammedlemmer og vejledernes på omgangshøjde "med dine planer. Samarbejdet kan gøre dit arbejde lettere.

Skride til handling

1. 1
   Fastsætte den dato, mødested, (chief gæst), navn på begivenheden og tag-line.

1. 1
   Få godkendelse til dit budget, tidsplan og osv. Fra teammedlemmer samt vejledere.
2. 2
   Igen, mødes med teammedlemmer og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer, der måtte opstå. Det er også den perfekte tid til at skabe en handlingsplan.

1. 1
   Delegeret arbejde for forskellige mennesker, og lade en erfaren person, koordinere alle aktiviteter. Hvis begivenheden er en mega-event, så lad forskellige mennesker koordinerer forskellige aktiviteter, under opsyn af en person. Holdet leder skal have tillid til teamets medlemmer.

1. 1
   Sørg for at opdatere nogen hjemmesider forbundet til begivenheden.
2. 2
   Saml sponsorer og andre kilder til penge fra delegerede.
3. 3
   Markedsføre begivenheden. Forbered brochure, release reklame, informere medierne, sende mails, foretage telefonopkald, sende beskeder til e-grupper og besøge potentielle deltagere eller sponsorer.
4. 4
   Det er vigtigt at sørge for administrative tiltag bliver taget hånd om så godt. Ting som dårlig regnskab, og manglende korrespondance kan skabe problemer for enhver begivenhed.
5. 5
   Sørg for, at holdet ikke har nogen interne problemer. Hold kontakt med alle teamledere samt teammedlemmer og frivillige.

1. 1
   Saml elementer er nødvendige for begivenheden. Disse poster kan omfatte medaljer, spil, souvenirs, præmier, eller certifikater.
2. 2
   Aftal for fotos, videoer mv.
3. 3
   Gør ordninger for mad og forfriskninger. Dette er også en god tid til at forberede særlige boliger som for dem, der har handicap osv. Tjek deltagere, der er vegetar eller halal mad eater.
4. 4
   Aftal for stole, borde, baggrunde, mikrofoner, højttalere, computere, LCD projektorer, podier, der skal oprettes på spillestedet.
5. 5
   Forbered en liste med alle relevante mobil, telefonnumre, e-mails ids af teammedlemmer. Også lave en lignende liste over kontaktpersoner for VIP, og leverandør af varer eller tjenester.
6. 6
   Besøg spillestedet med dine teammedlemmer, kig omkring det sted herunder parkering, toiletter, grønne rum, kontaktperson, arrangementer, diverse indgange og udgange. Kig efter steder i nærheden, hvor du kan tage fotokopi, foretage telefonopkald, købe nogen ting i tilfælde af en nødsituation.
7. 7
   Giv ordentlig vejledning til teammedlemmer om, hvordan man håndtere enhver situation.
8. 8
   Sørg for at du kommunikerer med hver en om, hvordan at nå frem til mødested og tid.

Arbejdet skal gøres 24 timer til 36 timer før den begivenhed

1. 1
   Kontrollér, om alle invitationer er blevet sendt og reageret på. Opret en liste over inviterede.
2. 2
   Mind VIP'er om begivenhederne.
3. 3
   Kontrollér, om alle aktiviteter går planmæssigt.
4. 4
   Tjek rejsearrangementer / maps / retninger for deltagerne.
5. 5
   Gå til det sted og kontrollere, om alt er klar.
6. 6
   Indsamle nok penge / kontanter for begivenheden udgifter fra de berørte personer.
7. 7
   Kontroller, om deltagerne kit er klar. Dette sæt kan omfatte en flaske vand, snackbar, note papir, pen, brochure og de oplysninger, de har brug for. Det er også en god idé at medtage små souvenirs.
8. 8
   Forbered minut til minut dagsorden for vigtige aktiviteter.
9. 9
   Lav en tjekliste over de ting, der skal træffes for at spillestedet.
10. 10
    Kontroller, om tilstrækkeligt mange mennesker er der for begivenheden, ellers sørg for at få nogle flere folk til at hjælpe dig.

På dagen for begivenheden

1. 1
   Ankommer tidligt til mødestedet med dit team medlemmer og frivillige. Check for den elektriske læsning, og at alt elektronisk udstyr er i orden.
2. 2
   Sørg for, at arrangørerne er iført en særskilt badge eller en anden mærkbar redskab, så deltagerne kan finde hjælp, hvis nødvendigt.
3. 3
   Sæt de velkommen bannere og andre info i foran bygningen.
4. 4
   Lav en reception og registrering tæller.
5. 5
   Informer sponsorerne om, hvor at sætte boder. (Sørg tildeling af plads tidligere).
6. 6
   Hold mikrofoner og højttalere klar. Sætte musik til en uformel begivenhed.
7. 7
   Sørg for, at værten højttaleren har tidsplanen og genoptage af de vigtigste gæst klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for, at vært / anker / Master of Ceremony er klar over formålet med begivenheden, samt de mennesker, der organiserer det.
8. 8
   Sørg for, at højttalerne er opmærksom på eventuelle tidsbegrænsninger.
9. 9
   Velkommen delegerede og andre.
10. 10
    Tage sig af eventuelle særlige anmodninger, især dem af yderstationerne og chief gæst.
11. 11
    Har en separat person til at passe de behov, generelle delegerede (ikke-VIP) og for PR (public relations).
12. 12
    Give anvisninger til dem, der har brug for dem.
13. 13
    Tag billeder af alle vigtige ting, især sponsorer bannere, dit banner, indgang, receptioner osv.
14. 14
    Sørg for at alle ressourcer (mad, vand osv.) er tilstrækkelige, ellers arbejde ud din beredskabsplan.
15. 15
    Tag feedback fra deltagerne.
16. 16
    Rense stedet, kontrollere elmåler osv., fjerne bannere, borde mv. Kontroller, at intet værdifuldt er blevet efterladt, og derefter forlade mødested.

Efter begivenheden

1. 1
   Tak alle teammedlemmer, især sponsorer og frivillige.
2. 2
   Færdiggøre og afregne.
3. 3
   Har en tak fest for dem, der hjalp.
4. 4
   Distribuere souvenirs eller andre publikationer til relevante personer.
5. 5
   Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
6. 6
   Fordel billeder til dem, der ønsker det (efter at udvikle de fotos) og bogføre fotos i dit arrangement hjemmeside.
7. 7
   Vurdere feedback formularer (eller feedback fra din hjemmeside)
8. 8
   Har en post-review møde for at klare sig bedre næste gang.

Planlægning

1. Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed. De kan hjælpe med alt fra at forberede tidsplaner og budgetter, til at gøre dagsordener og invitationer. De kan hjælpe dig med at få tingene gjort.
2. Sørg for at samle frivillige. Hvis de har gode forbindelser, jobbet for at finde vigtige gæster er nemmere.
3. Udarbejde et budget. Alle eventuelle udgifter, indkomster, sponsorer og eventualforpligtelser udgifter bør medtages.
4. Udarbejde et udkast til invitation. Udkastet skal indeholde foreløbig dato, tid, sted (sted), chef gæst, arrangementets navn, og et tema eller tag-line for begivenheden.
5. Udarbejde et udkast til tidsplan for programmerne i begivenheden.
6. Forbered en tidslinje (med frister) for hver aktivitet.
7. Sørg for at holde teammedlemmer og vejledernes på omgangshøjde "med dine planer. Samarbejdet kan gøre dit arbejde lettere.

Skride til handling

1. Fastsætte den dato, mødested, chef gæst, arrangementets navn og tag-line. (Se tips til at finde det perfekte sted og dato.)
2. Få godkendelse til dit budget, tidsplan, og mv fra teammedlemmer samt vejledere.
3. Igen, mødes med teammedlemmer og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer, der måtte opstå. Det er også den perfekte tid til at skabe en handlingsplan.
4. Delegeret arbejde for forskellige mennesker, og lade en erfaren person, koordinere alle aktiviteter. Hvis begivenheden er en mega-event, så lad forskellige mennesker koordinerer forskellige aktiviteter, under opsyn af en person. Holdet leder skal have tillid til teamets medlemmer.

1. Sørg for at opdatere nogen hjemmesider forbundet til begivenheden.
2. Saml sponsorer og andre kilder til penge fra delegerede.
3. Markedsføre begivenheden. Forbered brochure, release reklame, informere medierne, sende mails, foretage telefonopkald, sende beskeder til e-grupper og besøge potentielle deltagere eller sponsorer.
4. Det er vigtigt at sørge for administrative tiltag bliver taget hånd om så godt. Ting som dårlig regnskab, og manglende korrespondance kan skabe problemer for enhver begivenhed.
5. Sørg for, at holdet ikke har nogen interne problemer. Hold kontakt med alle teamledere samt teammedlemmer og frivillige.
6. Saml elementer er nødvendige for begivenheden. Disse poster kan omfatte medaljer, spil, souvenirs, præmier, eller certifikater.
7. Træffe foranstaltninger til fotos, videoer osv.
8. Gør ordninger for mad og forfriskninger. Dette er også en god tid til at forberede særlige boliger som for dem, der er fysisk udfordret, ammende mødre, bederum mv
9. Aftal for stole, borde, baggrunde, mikrofoner, højttalere, computere, LCD projektorer, podier, navn bord på VIP, der skal oprettes på spillestedet.
10. Gør transport og rejser arrangementer for deltagere og arrangører. Forbered en rute for alle outstation deltagere. Lav en skriftlig tidsplan og omfatte retninger sammen med kontaktoplysninger på spillestedet.
11. Gør indkvartering bookinger og pick-up og drop tilbage facilitet.
12. Forbered listen med alle relevante mobil, telefonnumre, e-mails ids af teammedlemmer. Også lave en lignende liste over kontaktpersoner for VIP, og leverandør af varer eller tjenester.
13. Besøg spillestedet med dine teammedlemmer, kig omkring det sted herunder parkering, toiletter, grønne rum, kontaktperson, arrangementer, diverse indgange og udgange. Kig efter steder i nærheden, hvor du kan tage fotokopi, foretage telefonopkald, købe nogen ting i tilfælde af en nødsituation.
14. Giv ordentlig vejledning til teammedlemmer om, hvordan man håndtere enhver situation.
15. Sørg for at du kommunikerer med hver en om, hvordan at nå frem til mødested og tid.

Arbejdet skal gøres 24 timer til 36 timer før den begivenhed

1. Kontrollér, om alle invitationer er blevet sendt og reageret på. Opret en liste over inviterede.
2. Mind VIPs om begivenhederne.
3. Kontrollér, om alle aktiviteter går planmæssigt.
4. Re-tjekke med de hoteller der overnatningsmuligheder er i orden for teamledere, frivillige, og VIP.
5. Se det omrejsende tidsplan for outstation deltagere.
6. Gå til det sted og kontrollere, om alt er klar.
7. Indsamle nok penge / kontanter for begivenheden udgifter fra vedrører personer.
8. Kontroller, om deltagerne kit er klar. Dette sæt kan omfatte en flaske vand, snackbar, note papir, pen, brochure og de oplysninger, de har brug for. Det er også en god idé at medtage små nipsgenstande og souvenirs.
9. Forbered minut til minut dagsorden for vigtige programmer.
10. Lav en tjekliste over de ting, der skal træffes for at spillestedet.
11. Kontroller, om tilstrækkeligt mange mennesker er der for begivenheden, ellers sørg for at få nogle flere folk til at hjælpe dig.

På dagen for begivenheden

1. Ankommer tidligt til mødestedet med dit team medlemmer og frivillige. Check for den elektriske læsning, og at alt elektronisk udstyr er i orden.
2. Sørg for, at arrangørerne er iført en særskilt badge eller en anden mærkbar redskab, så deltagerne kan finde hjælp, hvis nødvendigt.
3. For enhver transport, kontrollere bilens læsning og notere tid og læsning.
4. Sæt Velkommen Bannere og andre info i foran bygningen.
5. Lav en smuk modtagelse og registrering tæller.
6. Informer sponsorerne om, hvor at sætte boder. (Sørg tildeling af plads tidligere).
7. Hold podiet, mikrofoner og højttalere klar. Sætte musik til en uformel begivenhed.
8. Sørg for, at værten højttaleren har tidsplanen og genoptage af de vigtigste gæst klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for, at vært / anker / Master of Ceremony er klar over formålet med programmet samt de mennesker, der organiserer den.
9. Sørg for, at højttalerne er opmærksom på eventuelle tidsbegrænsninger.
10. Velkommen delegerede og andre.
11. Tage sig af eventuelle særlige anmodninger, især dem af yderstationerne og chief gæst.
12. Har en separat person til at passe de behov, Generelle delegerede (Non-VIP) og PR (Public Relations).
13. Give anvisninger til dem, der har brug for dem.
14. Tag billeder af alle vigtige ting, især sponsorer bannere, dit banner, indgang, receptioner etc.
15. Sørg for at alle ressourcer (mad, vand osv.) er tilstrækkelige, ellers arbejde ud din beredskabsplan.
16. Tak de delegerede efter begivenheden.
17. Tag feedback fra deltagerne.
18. Rense stedet, kontrollere elmåler osv., fjerne bannere, borde, osv. Kontroller, at intet værdifuldt er blevet efterladt, og derefter forlade mødested.

Efter begivenheden

1. Tak alle teammedlemmer, især sponsorer og frivillige.

1. Færdiggøre og afregne.
2. Har en Thanks Giving fest for dem, der hjalp.
3. Distribuere souvenirs eller andre publikationer til relevante personer.
4. Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
5. Fordel billeder til dem, der ønsker det (efter at udvikle de fotos) og bogføre fotos i dit arrangement hjemmeside.
6. Vurdere feedback formularer (eller feedback fra din hjemmeside)
7. Har en post-review møde for at klare sig bedre næste gang.