Wkidk

Hvordan til at organisere en begivenhed

Hvordan til at administrere en begivenhed, skole-program, corporate funktion, komsammen, kulturelle arrangementer, bryllup. Her er et par nemme trin.

Steps

Hvordan til at organisere en begivenhed. Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed.
Hvordan til at organisere en begivenhed. Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed.

Planlægning

  1. 1
    Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed. De kan hjælpe med alt fra at forberede tidsplaner og budgetter, til at gøre invitationer og plakater. De kan hjælpe dig med at få tingene gjort.
  1. 1
    Sørg for at samle frivillige.
  2. 2
    Udarbejde et budget. Alle eventuelle udgifter, indkomster, sponsorer og eventualforpligtelser udgifter bør medtages.
  1. 1
    Udarbejde et udkast til plakat. Udkastet skal indeholde foreløbig dato, tid, sted (sted), chef gæst, arrangementets navn, og et tema eller tag-line for begivenheden.
  2. 2
    Udarbejde et udkast til tidsplan for aktiviteterne i begivenheden.
  3. 3
    Forbered en tidslinje (med frister) for hver aktivitet.
  4. 4
    Sørg for at holde teammedlemmer og vejledernes på omgangshøjde "med dine planer. Samarbejdet kan gøre dit arbejde lettere.

Skride til handling

  1. 1
    Fastsætte den dato, mødested, (chief gæst), navn på begivenheden og tag-line.
  1. 1
    Få godkendelse til dit budget, tidsplan og osv. Fra teammedlemmer samt vejledere.
  2. 2
    Igen, mødes med teammedlemmer og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer, der måtte opstå. Det er også den perfekte tid til at skabe en handlingsplan.
  1. 1
    Delegeret arbejde for forskellige mennesker, og lade en erfaren person, koordinere alle aktiviteter. Hvis begivenheden er en mega-event, så lad forskellige mennesker koordinerer forskellige aktiviteter, under opsyn af en person. Holdet leder skal have tillid til teamets medlemmer.
  1. 1
    Sørg for at opdatere nogen hjemmesider forbundet til begivenheden.
  2. 2
    Saml sponsorer og andre kilder til penge fra delegerede.
  3. 3
    Markedsføre begivenheden. Forbered brochure, release reklame, informere medierne, sende mails, foretage telefonopkald, sende beskeder til e-grupper og besøge potentielle deltagere eller sponsorer.
  4. 4
    Det er vigtigt at sørge for administrative tiltag bliver taget hånd om så godt. Ting som dårlig regnskab, og manglende korrespondance kan skabe problemer for enhver begivenhed.
  5. 5
    Sørg for, at holdet ikke har nogen interne problemer. Hold kontakt med alle teamledere samt teammedlemmer og frivillige.
  1. 1
    Saml elementer er nødvendige for begivenheden. Disse poster kan omfatte medaljer, spil, souvenirs, præmier, eller certifikater.
  2. 2
    Aftal for fotos, videoer mv.
  3. 3
    Gør ordninger for mad og forfriskninger. Dette er også en god tid til at forberede særlige boliger som for dem, der har handicap osv. Tjek deltagere, der er vegetar eller halal mad eater.
  4. 4
    Aftal for stole, borde, baggrunde, mikrofoner, højttalere, computere, LCD projektorer, podier, der skal oprettes på spillestedet.
  5. 5
    Forbered en liste med alle relevante mobil, telefonnumre, e-mails ids af teammedlemmer. Også lave en lignende liste over kontaktpersoner for VIP, og leverandør af varer eller tjenester.
  6. 6
    Besøg spillestedet med dine teammedlemmer, kig omkring det sted herunder parkering, toiletter, grønne rum, kontaktperson, arrangementer, diverse indgange og udgange. Kig efter steder i nærheden, hvor du kan tage fotokopi, foretage telefonopkald, købe nogen ting i tilfælde af en nødsituation.
  7. 7
    Giv ordentlig vejledning til teammedlemmer om, hvordan man håndtere enhver situation.
  8. 8
    Sørg for at du kommunikerer med hver en om, hvordan at nå frem til mødested og tid.

Arbejdet skal gøres 24 timer til 36 timer før den begivenhed

  1. 1
    Kontrollér, om alle invitationer er blevet sendt og reageret på. Opret en liste over inviterede.
  2. 2
    Mind VIP'er om begivenhederne.
  3. 3
    Kontrollér, om alle aktiviteter går planmæssigt.
  4. 4
    Tjek rejsearrangementer / maps / retninger for deltagerne.
  5. 5
    Gå til det sted og kontrollere, om alt er klar.
  6. 6
    Indsamle nok penge / kontanter for begivenheden udgifter fra de berørte personer.
  7. 7
    Kontroller, om deltagerne kit er klar. Dette sæt kan omfatte en flaske vand, snackbar, note papir, pen, brochure og de oplysninger, de har brug for. Det er også en god idé at medtage små souvenirs.
  8. 8
    Forbered minut til minut dagsorden for vigtige aktiviteter.
  9. 9
    Lav en tjekliste over de ting, der skal træffes for at spillestedet.
  10. 10
    Kontroller, om tilstrækkeligt mange mennesker er der for begivenheden, ellers sørg for at få nogle flere folk til at hjælpe dig.

På dagen for begivenheden

  1. 1
    Ankommer tidligt til mødestedet med dit team medlemmer og frivillige. Check for den elektriske læsning, og at alt elektronisk udstyr er i orden.
  2. 2
    Sørg for, at arrangørerne er iført en særskilt badge eller en anden mærkbar redskab, så deltagerne kan finde hjælp, hvis nødvendigt.
  3. 3
    Sæt de velkommen bannere og andre info i foran bygningen.
  4. 4
    Lav en reception og registrering tæller.
  5. 5
    Informer sponsorerne om, hvor at sætte boder. (Sørg tildeling af plads tidligere).
  6. 6
    Hold mikrofoner og højttalere klar. Sætte musik til en uformel begivenhed.
  7. 7
    Sørg for, at værten højttaleren har tidsplanen og genoptage af de vigtigste gæst klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for, at vært / anker / Master of Ceremony er klar over formålet med begivenheden, samt de mennesker, der organiserer det.
  8. 8
    Sørg for, at højttalerne er opmærksom på eventuelle tidsbegrænsninger.
  9. 9
    Velkommen delegerede og andre.
  10. 10
    Tage sig af eventuelle særlige anmodninger, især dem af yderstationerne og chief gæst.
  11. 11
    Har en separat person til at passe de behov, generelle delegerede (ikke-VIP) og for PR (public relations).
  12. 12
    Give anvisninger til dem, der har brug for dem.
  13. 13
    Tag billeder af alle vigtige ting, især sponsorer bannere, dit banner, indgang, receptioner osv.
  14. 14
    Sørg for at alle ressourcer (mad, vand osv.) er tilstrækkelige, ellers arbejde ud din beredskabsplan.
  15. 15
    Tag feedback fra deltagerne.
  16. 16
    Rense stedet, kontrollere elmåler osv., fjerne bannere, borde mv. Kontroller, at intet værdifuldt er blevet efterladt, og derefter forlade mødested.

Efter begivenheden

  1. 1
    Tak alle teammedlemmer, især sponsorer og frivillige.
  2. 2
    Færdiggøre og afregne.
  3. 3
    Har en tak fest for dem, der hjalp.
  4. 4
    Distribuere souvenirs eller andre publikationer til relevante personer.
  5. 5
    Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
  6. 6
    Fordel billeder til dem, der ønsker det (efter at udvikle de fotos) og bogføre fotos i dit arrangement hjemmeside.
  7. 7
    Vurdere feedback formularer (eller feedback fra din hjemmeside)
  8. 8
    Har en post-review møde for at klare sig bedre næste gang.

Tips

Koordinering

  1. Før begivenheden har person / udvalg i afgift af
    • Sponsorer
    • Lokale deltagere
    • Chief Gæst, Højttalere,
    • Design, Trykning, samling af artikler og evaluering det samme
    • Præmier, souvenirs, gaver, bannere, certifikater, Souvenirs
    • Transport, Cateringvirksomheder, Venue Arrangement, Dekorationer, bagtæppe, Parkering
    • Medier, PR, markedsføring
  2. På dagen for begivenheden har person (er) er ansvarlig for
    • Samlet Koordinering
    • Green Room
    • Fødevarer
    • On Stage Aktiviteter
    • Master of Ceremony
    • Computer, LCD-projektor,
    • Fotograf
    • Reception
    • Crowd Management og PR med Crowd
    • Parkering Area
    • Sikkerhed
    • Distribution af forskellige ting (gaver, certifikater til udvalgte mennesker, såvel som alle deltagere)

Dokumenter

  1. Liste over dokumenter (osv.) til at være forberedt
    • Budget
    • Event oversigt (Timing af hvert program i Event)
    • Invitationer
    • Liste over personer, der skal inviteres
    • Handlingsplan
    • Time-line (Work færdiggørelse skema)
    • Materialer til Pressekonference
    • Tale
    • Deltagere List
    • Sammenligne noter (sammen med Genoptag højttalere)
    • Dagsorden
    • Minut til minut Schedule
    • Netværk List (Mobile antal arrangører)
    • Tjekliste over ting, der skal tages
    • Tjekliste for arbejde skal gøres
    • Rapport fra Event (til medier og andre)

Venue

  1. Faktorer, der skal overvejes, mens du vælger et mødested og forhandle prisen
    • Kapacitet af Hall (Antal delegerede - undtagen flydende delegerede)
    • Hensættelse til Food (hvis måltider serveres)
    • Timing (Hvornår begivenheden kan starte og slutte på spillestedet)
    • Belysning arrangement (i tilfælde af natten hændelser)
    • Air-condition eller ej
    • Nødvendigt udstyr leveres (Mikes, højttalere, osv.)
    • Møbler til podiet (borde, stole, duge)
    • Hvorvidt Music, er underholdning tilladt eller ej (for uformelle programmer)
    • Power Backup
    • Tilgængelighed - om spillestedet er centrum for byen (Hvorvidt Delegerede kan ankomme uden besvær)
    • Særlige Værelser til Organizers, Dressing up osv
    • Total Cost

Dato

  1. Faktorer, der skal overvejes samtidig med at beslutte den dato
    • Hvorvidt Chief Gæst og andre VIPs er tilgængelige på bestemt dato (er)

Instruktioner

  1. Nogle instruktioner for at arbejde i et team med succes
    • Må ikke kritisere nogen, medmindre du har et forslag eller en løsning.
    • Må ikke sub-uddelegere arbejde og ansvar, givet til dig til enhver tid.
    • Være punktlig i alt dit arbejde. Hvis du er sent, giver hurtig ordentlig info til den person, du rapporterer til.
    • Smiler meget. Har høflighed for alle, ind og ud af dit team.
    • Når nogen tilbyde hjælp (herunder penge), reagerer øjeblikkeligt, og takke dem inderligt.
    • Når der er et problem, skal du ikke bebrejde andre hverken sætte det på dit hoved og skabe spændinger, men prøv at løse det...
    • Gå ikke i panik / få spændte. En cool sind vil give bedre resultater på det rigtige tidspunkt.
    • Hvis du låner noget, tage ansvar for at returnere det til på det pågældende tidspunkt.
    • Må ikke gentage nogen fejl.
    • Planlægning er nødvendig. Planning 'hvad man skal gøre "(vigtige ting) sker i teammøder. Hold dig til det.
    • Men planlægning i mindre grupper 'hvordan man gør', 'hvordan det skal gøres «osv., er også lige så vigtigt.
    • Korrekt gennemførelse er afgørende for en idé, Planlæg at være en succes indtil den sidste...
    • Være langsom og stabil. Må ikke skynde sig, mens du kommunikerer. Det vil kun spilde tiden.
    • Altid har en god moral og positiv holdning med alle. Tøv ikke tigge nogen.
    • Være ansvarlig for dit arbejde.
    • Rapportere tilbage frivilligt til den person, der havde givet dig opgaven, uanset om opgaven er en succes eller ej. Men på det pågældende tidspunkt.
  2. Instruktioner (givet til teammedlemmer især første gang frivillige eller unge) til arbejde, der skal gøres, før begivenheden.
    • Prøv også at være i formals og opføre professionelt
    • Hold en scribing pad og en pen altid udover / med dig.
    • Stå fast i, hvad du taler. Bevar øjenkontakt med alle, du ser. Vær selvsikker.
    • Sørg for kvitteringer leveres til tiden
    • Hold ordentlig / korrekt registrering af alle de ting, som du håndterer, herunder checks, bannere, regninger, udgifter mv
    • Efter programmet takke alle, herunder individuelle sponsorer og deltagerne
  3. Generelle instruktioner til gives til arrangementet.
    • One (Two) arrangør (r) vil blive koordinere begivenhed for dagen.
    • Samarbejde med ham / hende. Ingen meddelelser skal foretages uden hans / hendes viden.
    • Har gode formelle og uformelle Interaktion med publikum (når det er muligt)
    • Notere alle vigtige detaljer.
    • Følg de nøjagtige anvisninger fra koordinatoren (r)
    • Være i fuld formals for hele dagen, især ved indvielsen og valediction.
    • Være ansvarlig for dit arbejde.
    • Må ikke sidde med publikum eller dine venner i hallen. Masser af arbejde vil være afsluttet...
    • Vær klar til at gøre enhver form for arbejde... [Det være sig optagning papirer på gulvet eller sidder på podiet med chefen guest...]
    • Tage initiativ, gå rundt og finde ventende job, der kan gøres ved dig, udfylde det om at se den. Må ikke uddelegere til andre...
    • Være meget munter, især når du er blandt mængden.
    • Efterlad ikke tæller / sæde, hvor du sidder / tildelt.
    • Sidst men ikke mindst, nyd showet.

Andre tips

  • Beslut, hvilke ting bør outsources og hvilke arbejdet skal udføres af teammedlem. Outsourcing afhænger Budget, tid, kvalitet, Betydningen af ​​job osv.
  • Forskellige arbejde for organisering er ligesom forskellige funktioner. Budget og regnskab er som Finance, informere de delegerede og gøre dem deltage er som Marketing Job, Team Management er som HR, transport er ligesom logistik, Event er som Operations, der har gode forbindelser med medierne og andre er ligesom PR.

Advarsler

  • Være forberedt på enhver situation. Nogle gange, tingene går ud af kontrol. Hvis du er en medarbejder ikke vred, hvis nogen råber på dig, (den person kan være anspændt). Hvis du er en koordinator, ikke får anspændt eller panik. Gør tingene køligt. Prøv at regne ud, hvad situationen vil ske, og hvad du kan gøre, når det skete.

Steps

Planlægning

  1. Gode ​​teammedlemmer med forskellige færdigheder er en nødvendighed. De kan hjælpe med alt fra at forberede tidsplaner og budgetter, til at gøre dagsordener og invitationer. De kan hjælpe dig med at få tingene gjort.
  2. Sørg for at samle frivillige. Hvis de har gode forbindelser, jobbet for at finde vigtige gæster er nemmere.
  3. Udarbejde et budget. Alle eventuelle udgifter, indkomster, sponsorer og eventualforpligtelser udgifter bør medtages.
  4. Udarbejde et udkast til invitation. Udkastet skal indeholde foreløbig dato, tid, sted (sted), chef gæst, arrangementets navn, og et tema eller tag-line for begivenheden.
  5. Udarbejde et udkast til tidsplan for programmerne i begivenheden.
  6. Forbered en tidslinje (med frister) for hver aktivitet.
  7. Sørg for at holde teammedlemmer og vejledernes på omgangshøjde "med dine planer. Samarbejdet kan gøre dit arbejde lettere.

Skride til handling

  1. Fastsætte den dato, mødested, chef gæst, arrangementets navn og tag-line. (Se tips til at finde det perfekte sted og dato.)
  2. Få godkendelse til dit budget, tidsplan, og mv fra teammedlemmer samt vejledere.
  3. Igen, mødes med teammedlemmer og frivillige til hjernen storm eventuelle problemer, der måtte opstå. Det er også den perfekte tid til at skabe en handlingsplan.
  4. Delegeret arbejde for forskellige mennesker, og lade en erfaren person, koordinere alle aktiviteter. Hvis begivenheden er en mega-event, så lad forskellige mennesker koordinerer forskellige aktiviteter, under opsyn af en person. Holdet leder skal have tillid til teamets medlemmer.
  1. Sørg for at opdatere nogen hjemmesider forbundet til begivenheden.
  2. Saml sponsorer og andre kilder til penge fra delegerede.
  3. Markedsføre begivenheden. Forbered brochure, release reklame, informere medierne, sende mails, foretage telefonopkald, sende beskeder til e-grupper og besøge potentielle deltagere eller sponsorer.
  4. Det er vigtigt at sørge for administrative tiltag bliver taget hånd om så godt. Ting som dårlig regnskab, og manglende korrespondance kan skabe problemer for enhver begivenhed.
  5. Sørg for, at holdet ikke har nogen interne problemer. Hold kontakt med alle teamledere samt teammedlemmer og frivillige.
  6. Saml elementer er nødvendige for begivenheden. Disse poster kan omfatte medaljer, spil, souvenirs, præmier, eller certifikater.
  7. Træffe foranstaltninger til fotos, videoer osv.
  8. Gør ordninger for mad og forfriskninger. Dette er også en god tid til at forberede særlige boliger som for dem, der er fysisk udfordret, ammende mødre, bederum mv
  9. Aftal for stole, borde, baggrunde, mikrofoner, højttalere, computere, LCD projektorer, podier, navn bord på VIP, der skal oprettes på spillestedet.
  10. Gør transport og rejser arrangementer for deltagere og arrangører. Forbered en rute for alle outstation deltagere. Lav en skriftlig tidsplan og omfatte retninger sammen med kontaktoplysninger på spillestedet.
  11. Gør indkvartering bookinger og pick-up og drop tilbage facilitet.
  12. Forbered listen med alle relevante mobil, telefonnumre, e-mails ids af teammedlemmer. Også lave en lignende liste over kontaktpersoner for VIP, og leverandør af varer eller tjenester.
  13. Besøg spillestedet med dine teammedlemmer, kig omkring det sted herunder parkering, toiletter, grønne rum, kontaktperson, arrangementer, diverse indgange og udgange. Kig efter steder i nærheden, hvor du kan tage fotokopi, foretage telefonopkald, købe nogen ting i tilfælde af en nødsituation.
  14. Giv ordentlig vejledning til teammedlemmer om, hvordan man håndtere enhver situation.
  15. Sørg for at du kommunikerer med hver en om, hvordan at nå frem til mødested og tid.

Arbejdet skal gøres 24 timer til 36 timer før den begivenhed

  1. Kontrollér, om alle invitationer er blevet sendt og reageret på. Opret en liste over inviterede.
  2. Mind VIPs om begivenhederne.
  3. Kontrollér, om alle aktiviteter går planmæssigt.
  4. Re-tjekke med de hoteller der overnatningsmuligheder er i orden for teamledere, frivillige, og VIP.
  5. Se det omrejsende tidsplan for outstation deltagere.
  6. Gå til det sted og kontrollere, om alt er klar.
  7. Indsamle nok penge / kontanter for begivenheden udgifter fra vedrører personer.
  8. Kontroller, om deltagerne kit er klar. Dette sæt kan omfatte en flaske vand, snackbar, note papir, pen, brochure og de oplysninger, de har brug for. Det er også en god idé at medtage små nipsgenstande og souvenirs.
  9. Forbered minut til minut dagsorden for vigtige programmer.
  10. Lav en tjekliste over de ting, der skal træffes for at spillestedet.
  11. Kontroller, om tilstrækkeligt mange mennesker er der for begivenheden, ellers sørg for at få nogle flere folk til at hjælpe dig.

På dagen for begivenheden

  1. Ankommer tidligt til mødestedet med dit team medlemmer og frivillige. Check for den elektriske læsning, og at alt elektronisk udstyr er i orden.
  2. Sørg for, at arrangørerne er iført en særskilt badge eller en anden mærkbar redskab, så deltagerne kan finde hjælp, hvis nødvendigt.
  3. For enhver transport, kontrollere bilens læsning og notere tid og læsning.
  4. Sæt Velkommen Bannere og andre info i foran bygningen.
  5. Lav en smuk modtagelse og registrering tæller.
  6. Informer sponsorerne om, hvor at sætte boder. (Sørg tildeling af plads tidligere).
  7. Hold podiet, mikrofoner og højttalere klar. Sætte musik til en uformel begivenhed.
  8. Sørg for, at værten højttaleren har tidsplanen og genoptage af de vigtigste gæst klar. Han / hun skal være godt forberedt. Sørg for, at vært / anker / Master of Ceremony er klar over formålet med programmet samt de mennesker, der organiserer den.
  9. Sørg for, at højttalerne er opmærksom på eventuelle tidsbegrænsninger.
  10. Velkommen delegerede og andre.
  11. Tage sig af eventuelle særlige anmodninger, især dem af yderstationerne og chief gæst.
  12. Har en separat person til at passe de behov, Generelle delegerede (Non-VIP) og PR (Public Relations).
  13. Give anvisninger til dem, der har brug for dem.
  14. Tag billeder af alle vigtige ting, især sponsorer bannere, dit banner, indgang, receptioner etc.
  15. Sørg for at alle ressourcer (mad, vand osv.) er tilstrækkelige, ellers arbejde ud din beredskabsplan.
  16. Tak de delegerede efter begivenheden.
  17. Tag feedback fra deltagerne.
  18. Rense stedet, kontrollere elmåler osv., fjerne bannere, borde, osv. Kontroller, at intet værdifuldt er blevet efterladt, og derefter forlade mødested.

Efter begivenheden

  1. Tak alle teammedlemmer, især sponsorer og frivillige.
  1. Færdiggøre og afregne.
  2. Har en Thanks Giving fest for dem, der hjalp.
  3. Distribuere souvenirs eller andre publikationer til relevante personer.
  4. Levere kvitteringer til sponsorer og andre.
  5. Fordel billeder til dem, der ønsker det (efter at udvikle de fotos) og bogføre fotos i dit arrangement hjemmeside.
  6. Vurdere feedback formularer (eller feedback fra din hjemmeside)
  7. Har en post-review møde for at klare sig bedre næste gang.

Tips

Koordinering

  1. Før begivenheden har person / udvalg i afgift af
    • Sponsorer
    • Lokale deltagere
    • Yderstation Deltagere
    • Internationale deltagere
    • Chief Gæst, Højttalere,
    • Konti
    • Special Events, Host Vis
    • Dokumentation, Korrespondance
    • Design, Trykning, samling af artikler og evaluering det samme
    • Præmier, souvenirs, gaver, bannere, certifikater, Souvenirs
    • Transport, Cateringvirksomheder, Venue Arrangement, Dekorationer, bagtæppe, Parkering
    • Medier, PR, markedsføring
  2. På dagen for begivenheden har person (er) er ansvarlig for
    • Samlet Koordinering
    • Lokale deltagere
    • Yderstation Deltagere
    • Saml op og ned på Airport, Stationer, Hoteller,
    • Green Room
    • Fødevarer
    • On Stage Aktiviteter
    • Master of Ceremony
    • Special Events
    • Computer, LCD-projektor,
    • Fotograf
    • Reception
    • Crowd Management og PR med Crowd
    • Parkering Area
    • Sikkerhed
    • Distribution af forskellige ting (gaver, certifikater til udvalgte mennesker, såvel som alle deltagere)

Dokumenter

  1. Liste over dokumenter (osv.) til at være forberedt
    • Budget
    • Event oversigt (Timing af hvert program i Event)
    • Invitationer
    • Liste over personer, der skal inviteres
    • Handlingsplan
    • Time-line (Work færdiggørelse skema)
    • Konti
    • Kommunikation Letters
    • Arbejde Registrer
    • Design Brochurer etc
    • Forberedelse forskellige artikler for Souvenir
    • Materialer til Pressekonference
    • Tale
    • Deltagere List
    • Sammenligne noter (sammen med Genoptag højttalere)
    • Dagsorden
    • Minut til minut Schedule
    • Liste over Prize Winning
    • Arbejde Allocation List
    • Netværk List (Mobile antal arrangører)
    • Tjekliste over ting, der skal tages
    • Tjekliste for arbejde skal gøres
    • Rapport fra Event (til medier og andre)
    • Endelige kontoudtog

Venue

  1. Faktorer, der skal overvejes, mens du vælger et mødested og forhandle prisen
    • Kapacitet af Hall (Antal delegerede - undtagen flydende delegerede)
    • Hensættelse til Food (hvis måltider serveres)
    • Hensættelser til boder, demo, spil, mini-konference osv
    • Fleksibilitet (hvis tilfælde af uformel begivenhed)
    • Timing (Hvornår begivenheden kan starte og slutte på spillestedet)
    • Belysning arrangement (i tilfælde af natten hændelser)
    • Air-condition eller ej
    • Nødvendigt udstyr leveres (Mikes, højttalere, osv.)
    • Møbler til podiet (borde, stole, duge)
    • Hvorvidt Music, er underholdning tilladt eller ej (for uformelle programmer)
    • Power Backup
    • Tilgængelighed - om spillestedet er centrum for byen (Hvorvidt Delegerede kan ankomme uden besvær)
    • Straf, i tilfælde af aflysning af spillested
    • Hensættelser til mennesker med handicap
    • Særlige Værelser til Organizers, Dressing up osv
    • Total Cost

Dato

  1. Faktorer, der skal overvejes samtidig med at beslutte den dato
    • Hvorvidt Chief Gæst og andre VIPs er tilgængelige på bestemt dato (er)
    • Mødested er gratis på en bestemt dato (er)
    • De fleste af de delegerede ikke har noget andet engagement på de dato (er)
    • Ferie - Hvorvidt programmet bør afholdes på hverdage, weekender eller andre ferie
    • Hvorvidt nogen større eksamener, strejke, anden særlig begivenhed finder sted i byen eller omkring det
    • Tid skal forberedes herpå
    • Tid, der kræves for outstation delegerede til at gøre ordningen og komme tilfælde

Instruktioner

  1. Nogle instruktioner for at arbejde i et team med succes
    • Må ikke kritisere nogen, medmindre du har et forslag eller en løsning.
    • Må ikke sub-uddelegere arbejde og ansvar, givet til dig til enhver tid.
    • Være punktlig i alt dit arbejde. Hvis du er sent, giver hurtig ordentlig info til den person, du rapporterer til.
    • Smiler meget. Har høflighed for alle, ind og ud af dit team.
    • Når nogen tilbyde hjælp (herunder penge), reagerer øjeblikkeligt, og takke dem inderligt.
    • Når der er et problem, skal du ikke bebrejde andre hverken sætte det på dit hoved og skabe spændinger, men prøv at løse det...
    • Gå ikke i panik / få spændte. En cool sind vil give bedre resultater på det rigtige tidspunkt.
    • Hvis du låner noget, tage ansvar for at returnere det til på det pågældende tidspunkt.
    • Må ikke gentage nogen fejl.
    • Planlægning er nødvendig. Planning 'hvad man skal gøre "(vigtige ting) sker i teammøder. Hold dig til det.
    • Men planlægning i mindre grupper 'hvordan man gør', 'hvordan det skal gøres «osv., er også lige så vigtigt.
    • Korrekt gennemførelse er afgørende for en idé, Planlæg at være en succes indtil den sidste...
    • Være langsom og stabil. Må ikke skynde sig, mens du kommunikerer. Det vil kun spilde tiden.
    • Altid har en god moral og positiv holdning med alle. Tøv ikke tigge nogen.
    • Være ansvarlig for dit arbejde.
    • Rapportere tilbage frivilligt til den person, der havde givet dig opgaven, uanset om opgaven er en succes eller ej. Men på det pågældende tidspunkt.
  2. Instruktioner (givet til teammedlemmer især første gang frivillige eller unge) til arbejde, der skal gøres, før begivenheden.
    • Prøv også at være i formals og opføre professionelt
    • Hold en scribing pad og en pen altid udover / med dig.
    • Stå fast i, hvad du taler. Bevar øjenkontakt med alle, du ser. Vær selvsikker.
    • Sørg for kvitteringer leveres til tiden
    • Hold ordentlig / korrekt registrering af alle de ting, som du håndterer, herunder checks, bannere, regninger, udgifter mv
    • Efter programmet takke alle, herunder individuelle sponsorer og deltagerne
  3. Generelle instruktioner til gives til arrangementet.
    • One (Two) arrangør (r) vil blive koordinere begivenhed for dagen.
    • Samarbejde med ham / hende. Ingen meddelelser skal foretages uden hans / hendes viden.
    • Har gode formelle og uformelle Interaktion med publikum (når det er muligt)
    • Notere alle vigtige detaljer.
    • Følg de nøjagtige anvisninger fra koordinatoren (r)
    • Være i fuld formals for hele dagen, især ved indvielsen og valediction.
    • Være ansvarlig for dit arbejde.
    • Må ikke sidde med publikum eller dine venner i hallen. Masser af arbejde vil være afsluttet...
    • Vær klar til at gøre enhver form for arbejde... [Det være sig optagning papirer på gulvet eller sidder på podiet med chefen guest...]
    • Tage initiativ, gå rundt og finde ventende job, der kan gøres ved dig, udfylde det om at se den. Må ikke uddelegere til andre...
    • Være meget munter, især når du er blandt mængden.
    • Efterlad ikke tæller / sæde, hvor du sidder / tildelt.
    • Sidst men ikke mindst, nyd showet.

Andre tips

  • Beslut, hvilke ting bør outsources og hvilke arbejdet skal udføres af teammedlem. Outsourcing afhænger Budget, tid, kvalitet, Betydningen af ​​job osv.
  • Forskellige arbejde for organisering er ligesom forskellige funktioner. Budget og regnskab er som Finance, informere de delegerede og gøre dem deltage er som Marketing Job, Team Management er som HR, transport er ligesom logistik, Event er som Operations, der har gode forbindelser med medierne og andre er ligesom PR.

Advarsler

  • Være forberedt på enhver situation. Nogle gange, tingene går ud af kontrol. Hvis du er en medarbejder ikke vred, hvis nogen råber på dig, (den person kan være anspændt). Hvis du er en koordinator, ikke får anspændt eller panik. Gør tingene køligt. Prøv at regne ud, hvad situationen vil ske, og hvad du kan gøre, når det skete.

Artikler, du kan nyde

  • Hvordan at være et bryllup planner (uden at skulle finde et job)